Управление на автопарк: практическо ръководство

Какво е управление на автопарк

Управлението на автопарк обхваща всичко, което една фирма прави, за да поддържа автомобилите и техниката си изправни, законни и рентабилни. Обикновено включва:

Техническо обслужване: смени на масло и филтри, гуми, спирачки, обслужване на техниката по моточасове.
Документи и законови срокове: застраховки, технически прегледи, винетки, тахографи.
Разходи: колко струва поддръжката на всеки автомобил и кои излизат скъпо.
Проследяване и пробег: къде е автомобилът и колко е изминал, обикновено чрез GPS.
Хора и отговорности: кой кара, кой отговаря за обслужването, кой трябва да бъде уведомен.

Много фирми вече имат GPS проследяване, но поддръжката и документите остават в тетрадки, таблици и в главата на един човек. Точно там най-често се пропускат срокове и точно тази част от управлението на автопарка е във фокуса на ръководството.

Сроковете, които всеки автопарк трябва да следи

Всеки автомобил носи два вида срокове: такива, които зависят от пробега (или от моточасовете при техниката), и такива, обвързани с дата. Ето най-честите:

Срок	Как се следи	На какво да внимавате
Масло и маслен филтър	По километри; техниката по моточасове	Интервалът е според производителя и натоварването. Градското каране и тежките товари го скъсяват.
Въздушен, горивен и салонен филтър	По километри	Често се сменят при различен пробег от маслото, затова ги следете поотделно.
Гражданска отговорност	По дата, обикновено годишно	Без валидна застраховка рискувате глоби, а при пътно произшествие разходите остават за вас.
Каско	По дата	При изтекла полица щетите са за ваша сметка.
Технически преглед	По дата	Периодичността зависи от категорията и възрастта на автомобила.
Винетка	По дата	Електронните винетки са с различна валидност, затова следете датата за всеки автомобил.
Тахограф	По дата	Периодичната проверка е задължителна поне веднъж на 2 години.
Гуми	По сезон и износване	Сезонната смяна е удобно да се планира за целия автопарк наведнъж.

Точните интервали проверявайте в ръководството на производителя, а законовите изисквания в актуалната нормативна уредба.

Колко струва пропуснатият срок

Ремонти. Пропуснатата смяна на масло ускорява износването на двигателя, а ремонтът му струва многократно повече от едно обслужване.
Глоби и проблеми с документите. Изтекла застраховка, преглед или винетка означават глоби при проверка, а при произшествие разходи, които никой застраховател няма да покрие.
Престой. Автомобил, който е в сервиза или спрян на пътя, не носи приходи, а камион или багер, който стои, може да забави цял проект.
Време. Часовете, в които някой звъни на шофьорите и търси кога какво е правено, също струват пари.

Защо таблиците в Excel не стигат

Таблицата в Excel е добро начало, но за управление на автопарк има сериозни недостатъци:

Таблицата не ви напомня. Ако никой не я отвори, срокът минава незабелязано.
Километражът остарява. Сроковете по пробег зависят от текущия километраж, а той се променя всеки ден.
Всичко е при един човек. Когато той е в отпуск, никой не знае какво предстои.
Няма история. Кога е сменен ангренажът, колко е струвал ремонтът и къде е фактурата се намират трудно.

5 стъпки към ред в поддръжката

Направете списък на всички автомобили и машини: номер, марка, модел и тип. Включете и техниката, която се следи по моточасове.
Запишете точния текущ километраж, от таблото на автомобила, а не по памет. Всички срокове по пробег се смятат от него.
Отбележете кога за последно е правено всяко обслужване и кога изтича всеки документ, поотделно за всеки компонент.
Решете кой получава напомнянията: управител, механик, счетоводство. Всеки трябва да знае какво предстои за неговите автомобили.
Превърнете го в навик: отбелязвайте направеното веднага и поддържайте километража актуален, ръчно или автоматично чрез GPS.

Километраж: ръчно или с GPS

Напомнянията по пробег са толкова точни, колкото е километражът. Има два начина да го поддържате актуален:

Ръчно: обновявате километража на всеки 2–4 седмици. Подходящо за по-малки автопаркове и автомобили, които не карат много.
С GPS: ако автомобилите ви вече се следят, километражът и моточасовете могат да се обновяват автоматично и сроковете по пробег остават точни, без някой да въвежда числа.

Как помага Fix.bg

Fix.bg е софтуер за управление на автопарк, създаден точно за тази част от работата: поддръжката и документите, където сроковете се пропускат най-често.

Всички срокове на едно място: по километри, моточасове и дата
Имейл всяка сутрин в 8:00 с просроченото и предстоящото
„Отбележи като направено“ директно от имейла, без вход
Интеграции с водещи GPS доставчици за автоматичен километраж
Бърз дори със стотици автомобили

Таблото на Fix.bg с просрочени и предстоящи напомняния — Таблото на Fix.bg: всичко, което изисква внимание, като най-спешното е първо.

Пробвайте с вашия автопарк: 0,90 € на автомобил на месец, първите 3 са безплатни.

Започнете безплатно Вижте всички възможности

Често задавани въпроси

Какво е софтуер за управление на автопарк?

Онлайн система, в която фирмата води автомобилите и техниката си: обслужване, документи, разходи и пробег. Добрият софтуер не само пази информацията, а сам ви напомня какво предстои.

Колко често трябва да се сменя маслото?

Според производителя и условията на експлоатация. За леките автомобили интервалът често е между 10 000 и 30 000 км или веднъж годишно; камионите и техниката имат свои интервали, като техниката обикновено се обслужва по моточасове.

Нужно ли е GPS проследяване за управлението на автопарк?

За поддръжката и документите не е задължително. Те могат да се следят и с ръчно обновяван километраж. GPS спестява въвеждането и прави сроковете по пробег по-точни.

От какъв размер автопарк има смисъл от софтуер?

Още от няколко автомобила. Сроковете се умножават бързо: 5 автомобила с по 5 напомняния вече са 25 дати и пробега, които трябва да помните. Във Fix.bg първите 3 автомобила са безплатни.